سیستم های مدیریت کیفیت

 

---

تغییر در استاندارد ISO 9001:2015 چگونه آدرس دهی می شود؟ این مقاله بوسیله کمیته زیر مجموعه دوم از کمیته فنی TC 176 سازمان ایزو که مسئولیت انتشار و توسعه استانداردهای سری ایزو 9000 را برعهده دارد ، انتشار یافته است .

هدف از این مقاله 

توضیح دادن الزامات جدید مرتبط با تغییر (6-3 طرحریزی تغییرات، 8-1 طرحریزی و کنترل عملیاتی، 8-3-6 تغییرات طراحی و توسعه ، 8-5-6 کنترل تغییرات در ایزو 9001 ویرایش 2015) می باشد.

یکی از اهداف ویرایش یافتن استاندارد ایزو 9001، ارتقاء دادن الزامات مربوط به آدرس دهی تغییرات در سیستم و سطوح عملیاتی است.

الزامات ویرایش 2015 استاندارد ایزو 9001 ، پایه محکمی برای یک سیستم مدیریت برای کسب و کاری که هدایت استراتژیک سازمان را پشتیبانی می نماید ، محسوب می شود.

وقتی که سازمان محیط ( محتوای ) خود را به همراه طرفهای ذینفع مرتبط شناسایی نموده و سپس فرآیندهایی که این ارتباط را پشتیبانی می نماید شناسایی نمود ، آدرس دهی تغییرات بطور فزاینده ای بعنوان یک عنصر برای موفقیت دنباله دار ( مداوم ) محسوب می گردد.

هنگامی که فرآیندها شناسایی شدند ، سازمان نیاز خواهد داشت که ریسک ها و فرصتهای مرتبط با این فرآیندها را شناسایی نماید . برای دستیابی به اهداف مرتبط با تعیین ریسکها و فرصتها ، تغییرات ممکن است مورد نیاز باشند.

این تغییرات می توانند با هریک از عناصر فرآیند از قبیل دروندادها ، منابع ، اشخاص ، فعالیتها ، کنترل ها ،  اندازه گیریها ، بروندادها ، و غیره ، مرتبط باشند.

هدف از تغییرات سودآور بودن برای سازمان و نیاز به انجام شدن همانگونه که بوسیله سازمان تعیین شده اند، می باشد. بعلاوه نیاز است تا ریسکها و فرصتهای معرفی شده جدید مورد توجه قرار گیرند.

به منظور دستیابی به مزیت های ناشی از تغییرات ، سازمان باید تمام انواع تغییرات که ممکن است نیاز به انجام داشته باشند را مورد توجه قرار دهد .

این تغییرات ممکن است در موارد زیر انجام شوند :

• فرآیندها

• اطلاعات مستندسازی شده

• ابزار آلات

• تجهیزات

• آموزش کارکنان

• انتخاب تامین کننده

• مدیریت تامین کننده ، و

• سایر موارد دیگر

موفقیت مدیریت و کنترل این تغییرات یک الزام پایه ای در درون سیستم مدیریت کیفیت ، شده است .

الزامات مدیریت تغییر، در این قسمتها از استاندارد ایزو 9001  ویرایش 2015 مورد توجه قرار گرفته اند

1- بند 6-3 : طرح ریزی تغییرات 

زمانیکه سازمان نیاز برای تغییرات سیستم مدیریت کیفیت را تعیین می نماید ، تغییرات باید در طی یک روش برنامه ریزی شده و سیستماتیک انجام گیرند . سازمان باید به موارد زیر توجه نماید: 

• هدف از تغییرات و پیامدهای بالقوه آنها
• یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت
• قابلیت دسترسی به منابع
• تخصیص یا تخصیص مجدد مسئولیت ها و اختیارات

2- بند 8-1 : طرح ریزی عملیاتی

سازمان باید تغییرات برنامه ریزی شده را کنترل نموده و پیامدهای تغییرات ناخواسته را بازبینی نماید و به منظور کاهش دادن هرگونه آثار مخرب ، در صورت نیاز ، اقدامات واکنشی را صورت دهد.

3- بند 8-3-6 : تغییرات طراحی و توسعه

در طی تغییرات طراحی و توسعه که مورد شناسایی قرار می گیرند ، به منظور اطمینان یافتن از اینکه هیچگونه تاثیری بر انطباق محصول یا خدمات وجود ندارد ، این تغییرات مورد بازبینی و کنترل قرار خواهند گرفت.

4- بند 8- 5- 6 : کنترل تغییرات

سازمان باید به منظور توسعه لازم برای حصول اطمینان از تداوم انطباق با الزامات ، تغییرات مربوط به تولید یا ارائه خدمات را بازبینی و کنترل نماید .

سازمان باید اطلاعات مستند شده ای که نتایج بازبینی تغییرات را تشریح می نمایند ، اشخاصی که تغییر را تصویب می نمایند و هرگونه اقدامات واکنشی ضروری که از این بازبینی ناشی می شوند را حفظ نماید.

نکته مهم : سایر مراجع برای تغییر در بندهای 4-4 ، 5-3 ، 9-2 ، 9-3 ، 10-2 پایه ریزی می شوند .

مواردی که در هنگام طرحریزی و اجرای الزامات جدید ایزو 9001 مربوط به موضوع تغییر مورد توجه قرار می گیرند

• باز خورد مشتری

• شکایت مشتری

• خرابی محصول

• باز خورد کارکنان

• اختراعات

• ریسکهای تعیین شده

• فرتهای تعیین شده

• نتایج ممیزی داخلی

• نتایج بازنگری مدیریت

• عدم انطباق های شناسایی شده

• سایر موارد دیگر

برخی تغییرات نیازمند به مدیریت شدن بطور دقیق هستند، در حالیکه بقیه تغییرات می توانند بطور ایمن مورد چشم پوشی قرار گیرند.

به منظور دسته بندی کردن تغییرات با این رویکرد و اولویت بندی آنها، سازمان می بایست یک متدولوژی یا روش کارامد را با توجه به عوامل زیر بکار گیرد :

• پیامد تغییر

• احتمال پیامد

• تاثیر بر مشتریان

• تاثیر بر طرفای ذینفع

• تاثیر بر اهداف کیفیت

• اثربخشی فرآیندهایی که بخشی از سیستم مدیریت کیفیت هستند

• سایر موارد

مراحل معمول برای پیاده سازی تغییرات

• تعریف جزییات اینکه چه چیزی تغییر می نماید.

• داشتن یک برنامه (فعالیتها ، برنامه زمانی ، مسئولیتها ، اختیارات ، بودجه ، منابع ، اطلاعات مورد نیاز و سایر)

• مشارکت سایر افراد در موارد مقتضی در فرآیند تغییر

• توسعه یک برنامه ارتباطی (افراد مرتبط در سازمان ، مشتریان ، تامین کنندگان ، طرفهای ذینفع و غیره که ممکن است نیاز باشد تا اطلاع یابند)

• استفاده از بازبینی برنامه توسط یک تیم چند تخصصی به منظور فراهم نمودن باز خورد مرتبط با برنامه و ریسکهای وابسته

• آموزش افراد

• اندازه گیری اثر بخشی

تغییرات ممکن مورد نیاز در سازمان ها

• تغییر در یک فرآیند ( دروندادها ، فعالیتها ، بروندادها ، کنترلها و غیره )

• ارتباط با مشتریان

• ارتباط با زنجیره تامین

• کنترلهای اضافی بر فرآیندها

• بازرسی

• آموزش کارکنان

• پیاده سازی یک فرآیند جدید

• فراهم نمودن اطلاعات مستند شده

• تغییر اطلاعات مستند شده موجود

• بهبود شایستگی کارکنان

• برون سپاری یک فرآیند

• سایر موارد

نکات مهم در مورد مدیریت تغییر در سازمان

• قبل از اعمال یک تغییر ، سازمان می بایست پیامدهای ناخواسته را مورد توجه قرار داد.

• بعد از اعمال یک تغییر ، سازمان می بایست تغییر را به منظور تعیین نمودن اثربخشی آن و به منظور شناسایی هرگونه مشکلات اضافی که ممکن است ایجاد شوند ، مورد پایش قرار دهد.

• سوابق برخی تغییرات ممکن است بعنوان بخشی از سیستم مدیریت کیفیت ، مورد نیاز باشند.