با توجه به آنچه گفته شد اولین و مهمترین مرحله طراحی یک طرح HSE تشکیل جلسه ای با حضور مدیریت سازمان، مدیر منابع انسانی، مدیر منابع مالی و مدیر HSE و یا تدوینگر HSE plan است. این جلسه به منظور مشارکت تمام بخش ها و سطوح سازمان و کمک به تدوین دقیق تر و اطلاع از مراحل تدوین HSE plan ضروری است.در این جلسه تصمیمات کلی درباره ی ساختار HSE Plan گرفته می شود که این تصمیمات شامل بودجه مورد نظر سازمان برای بخش ایمنی پروژه، منابع انسانی لازم برای انجام پروژه و سطح تعهدات شرکت در قبال HSE پروژه خواهد بود. همچنین در این جلسه ساختار سازمانی HSE مشخص شده و در صورت نیاز به اصلاح ساختار سازمانی اقدام میشود. به علاوه تمامی سوابق روال آموزش HSE در شرکت در اختیار تدوینگر قرار گرفته و شناسنامه ی تجهیزات و مشخصات فرایند ها مستند میگردند. یکی دیگر از خروجی های جلسه ی مذکور که آن را جلسه معارفه نیز می نامند معرفی شخصی به عنوان نماینده ی مدیریت است که در ساختار HSE plan نقش مهمی دارد و باید فردی مسئول و آگاه به مسائل شرکت و HSE باشد. نماینده مدیریت فردی است که مسئولیت نظارت بر اجرای برخی از قسمت های HSE plan و مراحل تدوین HSE Plan را بر عهده دارد و نقش اصلی آن تزریق قدرت مدیریت بر اجرای برنامه های HSE است. نماینده مدیریت در نقش ناظر درونی سازمان و پل ارتباطی HSE با مدیریت ارشد سازمان ایفای عمل میکند و در تمام مراحل تدوین HSE Plan مشارکت فعال دارد.

مرحله دوم در مراحل تدوین HSE Plan جمع آوری مستندات لازم و ضروری در HSE Plan می باشد. به مستندات الزامی در HSE plan در مطالب قبل اشاره شده است با این حال تعدادی از این مستندات شامل لیست بیمه کارمندان، قرارداد،مستندات برگه های اطلاعات شیمیایی مواد یا MSDS، مستندات ارزیابی آموزش ها، گواهینامه های داخلی شرکت، روش نیازسنجی آموزشی، سوابق ثبت حوادث و شبه حوادث، چک لیست ها، گواهینامه ها، بازدیدهای روزانه، لیست تجهیزات و کارگاه های سازمان است. این موارد تنها برخی از مستندات ضروری HSE plan بوده که در مراحل تدوین HSE Plan نقش واضحی دارد و برحسب نوع شرکت و پروژه ، مستندات بیشتری را در برمی گیرد.

مرحله سوم طراحی HSE plan بیان طرح کلی HSE plan و اجزای اصلی و فرعی آن است که با کمک تدوینگر و یا مشاور HSE انجام می شود. در این مرحله موارد مورد نیاز کارفرما باید اولویت اولیه و مواد تکمیلی در ادامه مورد توجه قرار گیرد. برای این منظور اغلب تهیه چک لیست ارزیابی HSE plan کارفرما کارگشا خواهد بود. این مرحله در راستای این هدف شکل میگیرد که HSE plan تا حد امکان در شکل و شمایل مد نظر کارفرما بوده و انتظارات وی را برآورده نماید که به دلیل دقت بالای کارفرمایان در خصوص مسائل ایمنی و بهداشت و محیط زیست در نهایت منجر به جمع آوری طرح قابل قبولی خواهد شد اما برای اختصاصی سازی بیشتر و تکمیل هرچه بهتر HSE plan معمولا نیاز است که گامی فراتر از خواست کارفرما برداشته شود چرا که معمولا انتظارات کارفرما که به پیمانکار منتقل میشود فقط و فقط سطح ضروری و الزامات حداقلی است و برای دست یافتن به امتیاز بالاتر نیاز است که بیشتر از حد انتظار کارفرما نسخه HSE plan تهیه و تدوین گردد.

 بعد از این مرحله از مراحل تدوین HSE Plan نوبت به تدوین بخش مدیریتی HSE plan می رسد که موارد ویژه ی مدیریتی در بحث HSE  را شامل می شود. در این قسمت از مراحل تدوین HSE Plan اطلاعات آماری شرکت بسیار مورد استفاده قرار م یگیرد و تا حد امکان استفاده از مستندات موجود و یا ارجاع به آنها به اعتبار HSE plan می افزاید. در صورتی که شرکت از سیستم های مدیریتی استفاده می نماید از این امتیاز میتواند به خوبی بهره مند شود و به نوعی میتواند به تمامی مستندات موجود و روش اجرایی های موجود در سازمان اتکا کرده و در بخش های مختلف HSE plan به آنها رجوع کند که این خود بسیار به افزایش کیفیت HSE plan می افزاید.

مرحله پنجم و مرحله ی نهایی از مراحل تدوین HSE Plan، تهیه ی بخش های اختصاصی و تکمیلی HSE plan است. این بخش الزاما توسط کارشناس HSE و یا مشاور HSE قابل تدوین است و بهتر است بعد از بازدید کامل از محل و یا اطلاع کامل از پروژه تدوین شود. علاوه بر نیاز به تخصص ویژه HSE در بحث مرحله پنجم، تجربه کارشناس و یا مشاور HSE نیز به کمک تدوین HSE plan می آید و باعث جلب نظر کارفرما و کسب اعتماد هرچه بیشتر کارفرما توسط شرکت پیمانکار میشود. در تهیه بخش اختصاصی HSE plan تا حد امکان از ویژگی های بخصوص روشهای اجرایی کار و تجهیزات موجود استفاده میشود و نکات ایمنی تکمیلی به صورت جداگانه در پایان HSE plan به عنوان نهاریی ترین مرحله در مراحل تدوین HSE Plan و به صورت ضمیمه مورد تاکید قرار میگیرد.

تمام مراحل نام برده مراحل اصلی تدوین HSE Plan به صورت کلی است که بدون انجام آن ها سند قابل قبولی حاصل نخواهد شد. نکته حائز اهمیت در مراحل تدوین HSE Plan این است که هر یک از مراحل پنج گانه فوق باید بر اساس چرخه ی PDCA یا همان چرخه بهبود مستمر طی شود. به این معنا که ابتدا برنامه ریزی چگونگی انجام مرحله معین شود، سپس اقدامات لازم صورت گیرد، بعد از جمع آوری اطلاعات باید با اهداف اولیه ارزیابی شده و برای تکمیل مرحله اطلاعات باقی مانده تا حالت ایده آل جمع آوری شده در نهایت یک مرحله کامل به پایان رسد.