سیستم های مدیریت کیفیت

اجرای اقدام اصلاحی شامل ۴ مرحله می باشد :

• طرحریزی اقدام اصلاحی :

سازمان می بایست تعیین کند که آیا اثرات اقدام اصلاحی انجام شده در یک ناحیه، ممکن است به‌ صورت بالقوه  باعث اثرات نامطلوب بر ناحیه دیگر از سازمان شود و پیش از پیاده سازی ، برای هر گونه اقدامات طرح ریزی لازم را انجام دهند.

برای حل مشکل در زمان طرحریزی، مواردی راکه برای از بین بردن علت اصلی مشکل یا عدم انطباق  نیاز دارید ، شناسایی نمایید .  منابع مورد نیاز شامل : پول ، زمان ، منابع انسانی و … می باشد .

• ارزیابی ریسک و فرصت های تغییر:

بسیار مهم است تا اطمینان حاصل کنید تغییراتی راکه تصمیم گرفته اید به عنوان اقدامات اصلاحی انجام دهید، مشکلات بیشتری را ایجاد نخواهند کرد.

برای اینکار نیاز دارید که ریسک و فرصت های تغییرات ناشی از اقدام اصلاحی را شناسایی کنید.

هنگام  انجام اقدام جهت پرداختن به علت ریشه ای عدم انطباق ، سازمان می بایست نیاز به تغییرات در فرایندهای درون سیستم مدیریت کیفیت را موردتوجه قرار دهد.

  فرض کنید که شما برای ریشه یابی یک عدم انطباق بایستی اقداماتی را انجام دهید که آن اقدام تغییر در یک فرآیند است.

حال باید به موارد زیر نیز توجه کنید :

الف- با ایجاد تغییر در این فرآیند آیا این ریسک وجود دارد که خروجی فرآیند باعث ایجاد مشکلی در کسب و کار یا حتی در ارائه به مشتری شود؟

ب-  آیا این اقدام و تغییر  فرصتی برای جلوگیری از شکل گیری مشکلات در آینده برای سایر فرایندها ایجاد می کند؟

• اجرای اقدام اصلاحی :

دو مشکل رایج در مرحله اجرای اقدام اصلاحی و انجام تغییرات در برخی موارد وجود دارد :

الف- افزایش هزینه ها: در برخی از موارد اجرای اقدام اصلاحی  شامل هزینه نصب تجهیزات و هزینه های آموزشی و … می باشد. اگر بودجه برآورد شده شما به اندازه کافی دقیق نباشد، هزینۀ اجرای اقدام اصلاحی می تواند بیش از بودجه درنظر گرفته شده باشد.

 ب- اجرای به موقع : اگر اجرای اقدام اصلاحی مراحل زیادی داشته باشد یا مدت زیادی طول بکشد،باید مواردی در نظر گرفته شود تا مطمئن شوید که برنامه به موقع پیشرفت می کند یا خیر.با مدیریت مناسب در اجرای اقدامات اصلاحی به این مشکلات کمک کند.

• پیگیری و تأیید اثربخشی اقدام اصلاحی:

هنگامی که اقدام یا اقدامات اصلاحی برای ریشه یابی علت اصلی عدم انطباق شناسایی شد، بایستی پیگیری های لازم در خصوص انجام و اثربخش بودن اقدام مورد نظر صورت گیرد.

اثربخشی اقدام اصلاحی معمولا درست درک نمی شود  بسیاری از افراد فکر می کنند که این مرحله ، به این معنی است که آیا اقدامی که در نظر گرفته شده انجام شده است یا خیر؟

اما این صحیح نیست .

در حقیقت اثربخشی اقدام اصلاحی به این معنی است که  اطمینان حاصل شود آیا  اقدام اصلاحی در نظر گرفته شده  با توجه به ریشه یابی عدم انطباق ، موثر بوده است یا خیر و آیا مانع از وقع مجدد آن شده است یا خیر

این موضوع ممکن است از طریق مشاهده عملکرد فرایندها یا بازنگری اطلاعات مدون انجام شود.

زمانی که برای اثربخشی یک اقدام اصلاحی در نظر گرفته می شود بسیار مهم است . این موضوع بر اساس پیچیدگی و نیازبه منابع (مثلاً خرید تجهیزات سرمایه ای) مرتبط با اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباق ، متفاوت خواهد بود.

 در واقع تایید اثربخشی اقدام اصلاحی به این معنی است که شما با توجه به زمان در نظر گرفته شده تایید کنید که آیا اقدام تعریف شده برای آن عدم انطباق موثر بوده و از بروز مجدد آن عدم انطباق جلوگیری شده است یا خیر؟

گاهی اوقات عدم انطباق کشف شده به اندازه ای مهم است که شما نیاز دارید زمان و منابعی را برای اجرای اقدام اصلاحی در نظر بگیرید، پس باید اطمینان حاصل کنید که مشکل به درستی ریشه یابی شده است .

پس از بازنگری اقدامات اصلاحی، سازمان می بایست بررسی نماید که آیا ریسک ها یا فرصت‌هایی وجود دارند که قبلاً مشخص نشده‌اند و آیا به اقدامات برای ریسک ها و فرصت‌ها در حین طرحریزی به طور اثربخش پرداخته شده است . (بند۶-۱)

چند نکته جهت سنجش اثر بخشی اقدام اصلاحی

یکی از مراحل اجرایی فرآیند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه ،سنجش و اندازه گیری اثر بخش بودن یا نبودن فعالیت هایی که در چارچوب اقدام اصلاحی طرح ریزی و اجرا شده اند.

مطابق تعریف اقدام اصلاحی این فعالیت ها انجام می شوند تا از وقوع مجدد عدم انطباقی که روی داده است جلوگیری کنند .

با روش های زیر می توان تعیین نمود که آیا اقدام اصلاحی انجام شده اثربخش بوده یا خیر ؟

۱ – در صورتی که عدم انطباق در جهت رفع اقدام اصلاحی ، مربوط به محصول تولیدی یا خدمات سازمان طراحی شده است ، وقوع یا عدم وقوع دوباره عدم انطباق ، مسئله ای است که باید آن را بررسی کرد . این مسئله را می توان از گزارش های بازرسی و آزمون واحد کنترل کیفیت متوجه شد . در صورتی که نتایج بازرسی کیفی فرآیند و محصول نشان از تولید مجدد محصول یا خدمات  معیوب و یا ضایعات شده است ، طبیعی است که اقدامات اجرا شده موثر نبوده است .

متوجه این نکته باشید که این بررسی بایستی پس از گذشت زمان مناسب و لازم از انجام و اجرای تمامی اقدامات طراحی شده باشد .

۲ – اگر اقدام اصلاحی در پاسخ به دریافت شکایتی از یک مشتری باشد ، بایستی پس از انجام اقدامات اصلاحی و ارائه خدمات یا ارسال محصولی که پس از آن مرحله ، تولید شده موضوع را بررسی نمایید . صبر کنید تا محصول یا خدمت جدید به دست مشتری رسیده و توسط مشتری مورد استفاده قرار بگیرد . اگر شکایت مجددا مطرح نگردید اقدام اصلاحی موثر بوده ، در غیر این صورت اثر بخش نبوده است .

۳ – در برخی از موارد ، پس از انجام پایش و اندازه گیری شاخص های عملکرد فرآیندهای سازمان در می یابیدکه  مقدار اندازه گیری شده شاخص نسبت به  معیار پذیرش ، انحراف دارد .برای رساندن مقدار شاخص به معیار پذیرش ، بایستی اقدام اصلاحی  صادر شود . در این موارد باید صبر کنید تا اقدامات اجرا شده و دوره ی بعدی اندازه گیری شاخص ، سپری گردد . در صورتی که مقدار شاخص ، معیار پذیرش را پوشش دهد آنگاه مشخص می شود اقدام اصلاحی اثر بخش بوده است . در غیر این اقدام اصلاحی اثربخش نبوده است.

مستندات اقدام اصلاحی:

سازمان باید اطلاعات مدون را به منظور فرآهم آوری شواهدی دال بر اینکه اصلاح یا اقدام اصلاحی بر حسب نیاز تکمیل شده است ، حفظ می‌نماید .

سازمان می بایست اطلاعات مدون مناسب را جهت نشان دادن  اینکه چه اصلاحات یا اقدامات اصلاحی اتخاذ شده اند ، حفظ نماید، ازجمله جزئیات مرتبط با عدم انطباق (مثلاً بیانیه عدم انطباق، شدت عدم انطباق، تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، اصلاح و اقدام اصلاحی طرح ریزی شده) مثال‌ها شامل فرم ها یا پایگاه داده  مرتبط با اقدام اصلاحی می‌باشند.

سازمان می بایست همچنین اطلاعات مدون از نتایج هر گونه اقدام اصلاحی  انجام‌شده را حفظ نماید. این ممکن است شامل شواهد نشان دهنده  اقداماتی مانند جمع‌آوری داده‌ها، آزمایش نمودن، گزارشات، تغییرات ایجاد شده در اطلاعات مدون، عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت باشد.

افزودن به سبد خرید
اطلاعات بیشتر