تاریخ : سهشنبه 12 آذر 1398
نویسنده : rmzirn



عدم انطباق چیست؟
با توجه به تعریف در ISO 9000، عدم انطباق “عدم اجرای یک الزام” است.
یک سازمان بر اساس اینکه آیا یک سیستم مدیریت کیفیت بهطور مؤثر مطابق با الزامات ISO 9001 اجرا میشود، مورد تأیید قرار میگیرد.
بنابراین تمرکز هر ممیزی بر این است که تعیین کند آیا سیستم مدیریت کیفیت، بهطور مؤثر پیادهسازی و نگهداری میشود یا خیر؟ ازآنجاییکه شواهد ممیزی مشخصکننده عدم انطباق است، بنابراین مهم است که این عدم انطباق بهدرستی مستند شده باشد.
سه بخش برای مستند کردن یک عدم انطباق وجود دارد:
۱- شواهد ممیزی: شواهد ممیزی شامل یافتههای ممیزی است که از طریق مشاهده، پرسش و پاسخ و یا بررسی مستندات به دست میآید.
اگر شواهد ممیزی وجود نداشته باشد، عدم انطباق وجود ندارد.
شواهد ممیزی باید مستند و بهاندازه کافی دقیق باشد تا سازمان ممیزی شونده بتواند دقیقاً همان چیزی را که ممیز مشاهده کرده است را پیدا کند و تأیید کند.
شواهد ممیز عبارتاند از:
عدم انطباق
مشاهدات
توصیهها
فرصت برای بهبود
۲- الزامی که در مقابل آن عدم انطباق تشخیص داده میشود:
در حقیقت یک عدم انطباق، عدم اجرای یک الزام است، بنابراین اگر ممیز نتواند یک الزام را شناسایی کند، نمیتواند عدم انطباق را تشخیص دهد.
الزامات میتواند از منابع مختلف باشد؛ برای مثال: الزامات استاندارد ISO 9001، الزامات داخلی سازمان، مقررات قابلاجرا که توسط مشتری برای سازمان مشخص میشود. هنگامیکه عدم انطباق در برابر این الزامات تأیید شود، باید مستند باشد و به استاندارد و یا بند مربوطه به آن ارجاع داده شود.
۳- شرح عدم انطباق:
بخش نهایی (و مهمتر از همه) مستندسازی و نوشتن شرح یک عدم انطباق است که بایستی بهصورت دقیق باشد. برای این کار از فرم اقدام اصلاحی استفاده میشود که شامل: شرح عدم انطباق، تجزیهوتحلیل علت، اصلاح و اقدام اصلاحی میباشد.
عدم انطباق باید:
• واضح و در ارتباط با موضوع باشد.
• بدون ابهام، دارای بیان صحیح، و تا حد امکان مختصر باشد.
بهمنظور ارائه قابلیت ردیابی، تسهیل بررسی پیشرفت و شواهد تکمیل اقدامات اصلاحی و اثربخشی آن، ضروری است که عدم انطباقها بهصورت سیستماتیک ثبت و ضبط شوند.
منابع بالقوه عدم انطباق :
در کجاها می توانیم به دنیال عدم انطباق ها باشیم ؟
– یافتههای ممیزی داخلی یا خارجی (بند ۹-۲)؛
– نتایج پایش و اندازهگیری (بهعنوانمثال بازرسی، نقایص محصول یا خدمت)؛
– خروجیهای نامنطبق (بند ۸-۷)؛
– شکایات مشتری؛
– عدم مطابقت با الزامات قانونی و مقرراتی؛
– مشکلاتی با فراهم آورندگان (بهعنوانمثال: تحویل بهموقع، بازرسی اقلام ورودی)؛
– مشکلات شناساییشده از طریق کارکنان (از طریق صندوق پیشنهادات)
– مشاهداتی از سمت یک مقام مافوق یا یک فرد مسئول یا مراقبان فرآیند؛
تفاوت اصلاح و اقدام اصلاحی
یکی از بزرگترین مشکلات در درک تفاوت بین “اصلاح ” و “اقدام اصلاحی” است.
تعریف اصلاح :اصلاح هنگامی رخ می دهد که شما یک مشکل را پیدا کرده و فوراً آن را حل می کنید، مانند: انجام اثربخشی دوره های آموزشی یا تعویض روغن برای دستگاه هایی که محصول نامناسب تولید می کنند
اصلاح شامل اقدامات فوری و یا متوقف کردن ایراد و مشکل در حال انجام است.
تعریف اقدام اصلاحی: اقدامات اصلاحی به صورت عمیق تر به حل مشکل می پردازد وشامل ۲ اقدام می شود :
الف- علت یا علت های به وجود آمدن مشکل را مورد بررسی قرار می دهد (مشخص نبودن نوع آموزشها مانند عمومی / مهارتی و تخصصی یا انتظار بیش از حد طولانی برای تعویض روغن)
ب- رفع علت ریشه ای برای جلوگیری از وقوع مجدد (مشخص نمودن نوع دوره ها و هدف از اجرای دوره ها در زمان شروع دوره یا اجرای یک برنامه تعمیر و نگهداری پیشگیرانه )
برای پیدا کردن دلایل ریشه ای می توانید از روش زیر استفاده نمود:
تجزیهوتحلیل علت ریشه ای؛
فرآیند حل مساله (۸D) ؛
روش۵ why؛
FMEA؛
نمودار استخوان ماهی ( Fishbone)
چه زمانی در سیستم مدیریت کیفیت اقدام اصلاحی تعریف کنیم ؟
اقدام اصلاحی زمانی استفاده می شود که شما در حال واکنش به یک مشکلی هستید،که قبلا اتفاق افتاده است.
ایزو ۹۰۰۱ نیازی ندارد که برای هر مشکل کوچکی که بوجود می آید اقدام اصلاحی ثبت شود، اما برای حل مشکلات در جهت بهبود مستمر، ثبت اقدام اصلاحی الزام می باشد. ابتدا اطمینان حاصل کنید که عدم انطباق مورد نظر در حقیقت یک مشکل واقعی است .
بهترین موقعیت برای استفاده از اقدامات اصلاحی جایی است که مشکلات تکراری وجود دارند. اگر یک مشکل چندین بار در ماه اتفاق می افتد، اقدامات اصلاحی باعث می شود هزینه ( منابع و زمان) بیشتری را در بلند مدت صرفه جویی کنید.
برای اقدام اصلاحی به چه نکاتی توجه کنیم ؟
هنگامی که یک عدم انطباق رخ میدهد سازمان می بایست برای بررسی آنچه به اشتباه رخ داده ، جهت اصلاح آن و در صورت امکان جهت جلوگیری از وقوع مجدد موضوعات مشابه در آینده ، اقدامی را انجام دهد.
سازمان می بایست به دنبال حذف دائمی علل ریشه ای و اثرات پیامدهای ناشی از مشکلاتی باشد که ممکن است بر موارد زیر اثری منفی داشته باشند :
الف) نتایج آن؛
ب) محصولات، خدمات وفرایندها ی سیستم مدیریت کیفیت آن؛
ج) رضایت مشتریان.
اجرای اقدام اصلاحی شما ۴ مرحله می باشد :
-
طرحریزی اقدام
-
ارزیابی ریسک و فرصت های تغییر
-
اجرای اقدام
-
پیگیری و تأیید اثربخشی اقدام اصلاحی
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
|
|