چک لیست چیست؟
در سیستم های کاری از چک لیست جهت کاهش خطا برای انجام کار استفاده می شود. ریشه این خطاها محدودیت حافظه انسانی و عدم توجه پرسنل در گیر کار به امور جاری می باشد. عملاً از چک لیست برای جلوگیری از خطاهای انسانی و پرسنل سازمانی استفاده می شود.
چک لیست یک ابزار است که از آن برای مدیریت کارها و فعالیت ها استفاده می شود و به آن لیست کنترل هم گفته می شود.
انواع چک لیست؟
چک لیست ها ممکن است عمومی باشد و آیتم های آن نیز عمومی در نظر گرفته شده است و برای الگوبرداری و حتی کپی برداری خیلی کاربردی است. چک لیست های تخصصی برای انجام کارهای تخصصی است مانند نظام آراستگی در واحد تولیدی فولاد خط ایکس. و یا چک لیست نت پیشگیرانه برای تابلو LV مربوطه به تجهیز ایگرگ.
چک لیست ها را بر اساس دپارتمان های سازمانی نیز بخش بندی می کنند مانند چک لیست های ممیزی ایزو، چک لیست های کنترل کیفیت، چک لیست های نگهداری و تعمیرات.
کاربردهای چک لیست؟
هر جا که لیست داشته باشیم، چک لیست هم داریم. معمولاً چک لیست ها در زمینه های زیر قابل استفاده است:
انجام کارهای ترتیبی:
گاه برای اینکه روند و ترتیب انجام کار را نشان دهیم از چک لیست استفاده می کنیم. فرض کنید برای کاری ده گام به ترتیب مشخص شده است، اگر چک لیست داشته باشیم می توان این گام ها را در ده ردیف در یک چک لیست آورد و هر کس که مسئول انجام کار است ملزم باشد، وقتی گامی از یک کار انجام می گیرد، تیک آن کار زده شود تا مسئول انجام کار از توالی انجام اطمینان داشته باشد.
ثبت اندازه های مختلف:
گاه برای بررسی یک موضوع نیاز به ثبت عدد در یک لیست می باشد. این لیست را در قالب چک لیست می آوردند و حدودی که باید اندازه گیری شوند را در جلوی هر ردیف می آورند. مثلاً ممکن است نیاز باشد تا میزان آمپر، ولتاژ و یا ابعاد یک آیتم اندازه گیری شود و در محل مربوطه در چک لیست ثبت گردد.
بازرسی و ارزیابی و ممیزی:
از چک لیست ها برای موضوع های بازرسی و ممیزی و ارزیابی استفاده می شود. عمیق ترین حالت بررسی یک موضوع بازرسی است که معمولاً اعدادی را در نتیجه بازرسی در چک لیست ثبت می کنند و بررسی دقیقی از جنبه های مختلف کار انجام می گیرد. در چک لیست های ممیزی معمولاً جنبه های مختلف یک موضوع با حالت استاندارد و از قبل پذیرفته شده مقایسه می گردد و به آن موضوع امتیاز داده می شود. این امتیاز به هر ردیف چک لیست داده می شود و مثلاً عددی بین یک تا پنج به آن ردیف داده می شود. در ارزیابی هم مشابه ممیزی کار انجام می گیرد تنها تفاوت آن این است که ارزیابی با دید بهبود و پیشنهاد نقشه راه انجام می گیرد. در ارزیابی هدف مقایسه و مچگیری نیست و هدف تهیه نقشه راه بهبود وضعیت جاری است.
موضوع مهم در کاربرد چک لیست ها:
در تمام دپارتمان های یک شرکت شما چک لیست دارید، بدون شک و بی برو برگرد! شما حتی برای انجام کارهای شخصی نیز از چک لیست استفاده می کنید تا کاری و موضوعی از قلم نیفتد (to do list). دپارتمان های سازمانی که بیشترین استفاده را از چک لیست دارند واحدهای مهندسی، دپارتمان های صنایع، بخش کیفیت و ایزو، بخش برنامه ریزی تولید، بخش نگهداری و تعمیرات (که تمام کار آن ها با چک لیست های نگهداری و تعمیرات (چک لیست های نت) است)، بخش ایمنی و چک لیست های مرتبط با ایمنی، بخش توسعه سیستم های مدیریتی مانند نظام آراستگی محیط کار ۵S و تعالی سازمانی EFQM و دپارتمان های حقوقی و قراردادها، مالی و انبار و خرید و منابع انسانی و … همه از چک لیست برای پیش برد کارها استفاده می کنند.
نمونه این چک لیست ها را با استفاده از لینک زیر مشاهده کنید و در صورت تمایل آنها را تهیه کنید و یک گام به جلو بردارید.
نمونه پکیج های ویکی فرم
اهمیت چک لیست؟ چرا باید از چک لیست استفاده کنیم؟
چک لیست باعث ایجاد یکپارچگی در انجام کارها می شود و همچنین از کامل بودن تمام گام های اجرایی یک فعالیت اطمینان حاصل می شود. چک لیست از این بابت اهمیت می یابد که حالت پیشگیرانه دارد و از بروز خطا در انجام کارها جلوگیری می کند.
برای بررسی یک موضوع که باید از جنبه های مختلف بررسی شود نیز استفاده از چک لیست اهمیتن می یابد. وقتی جنبه های ارزیابی و معیارها و زیر معیارهای تصمیم گیری زیاد می شود ناگزیر از استفاده از چک لیست هستیم. وقتی از چک لیست استفاده می کنیم این اطمینان حاصل می گردد که تمام کار به صورت صد در صد انجام گردیده است و به اصطلاح چیزی از قلم جا نیفتاده است. این اطمینان قلبی برای انجام کار با چک لیست ها حاصل می گردد.
نکته مهم در تدوین چک لیست ها:
چک لیست ها را سعی کنید به صورت تیم روک و با اجماع نظر بخش های مختلف درگیر در کار و متخصصین تهیه کنید.
ساده و روان و قابل فهم تهیه شده باشند.
تمام جزئیات موضوع در آن آورده شده باشد و پوشش داده شده باشد.
بخش هدر و بخش امضای تکمیل کننده واضح باشد و حتماً پر شود.
بخش های مهم چک لیست؟
عملاً یک چک لیست شامل سه بخش است:
بخش هدر :
در این بخش معمولاً نام و لوگو شرکت در بالا سمت راست قرار می گیرد. در بخش هدر در وسط، موضوع نوشته می شود و در بخش هدر سمت چپ تاریخ تهیه و شماره سند و شماره بازنگری (ورژن) در آن قرار می گیرد.
بخش اصلی و محتوایی:
در بخش محتوایی ردیف های مربوط به چک لیست قرار دارد که در جلوی آن محل مربوط به تیک انجام آن و ثبت اندازه های آن قرار دارد.
همچنین در جلوی سوالات می توان جایی برای نمره دهی و امتیاز دهی و نحوه این امتیاز دهی آورده شود. همچنین به سوالات می توان به صورت بله و خیر پاسخ داد.
همچنین می توان اطلاعات اضافه مانند موقعیت مکانی و تاریخ و ساعت انجام بازرسی و یا ممیزی را ثبت کرد. اطلاعات کدینگ نیز می تواند در یالای جدول محتوای چک لیست آورده شود.
بخش فوتر :
بخش پایین را بخش فوتر می گویند. در این بخش محل امضای تهیه کننده و تکمیل کننده آورده می شود.
نرم افزارهای طراحی چک لیست؟
بهترین و کاربردی ترین نرم افزار تهیه چک لیست ها، مایکروسافت آفیس بخش ورد WORD می باشد. بسیار ساده و راحت می توان انواع جدول را در ورد طراحی کرد و از آن استفاده کرد. این چک لیست ها را می توان بر روی گوشی و تبلت نیز به صورت مستقیم استفاده کرد.
نرم افزار EXCEL نیز از مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس به شدت در تهیه چک لیست کاربرد دارد. با توجه به اینکه در سلول های اکسل می توان فرمول نوشت، گاهی برای چک لیست هایی که نیاز به محاسبات دارند بسیار کاربردی است چراکه به صورت آنلاین می توان بر روی تبلت اطلاعات را وارد کرد و استفاده کرد.
استفاده از اینترنت: سایت هایی مانند Checklist.com محیطی ساده و کاربردی را برای شما تهیه کرده است که به راحتی می توان در آن چک لیست تهیه کرد و به خروجی ورد آن ها را استخراج کرد. این محیط فقط با وارد کردن بک ایمیل از سمت شما قابل استفاده است و کاملاً رایگان است.
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
عضو شوید
عضویت سریع
آمار مطالب
آمار بازدید
